🔹 第2章：初回対応（メール・電話）

🎯 この章の目的
【初回対応 3つの原則】
📧【メール返信テンプレート】
📞【電話対応のマナーとスクリプト】
✏️【ヒアリング項目テンプレート】
⚠️【初回で信頼を落とすNG例】
📌 お客様が初回で見ているポイント
✅ チェックリスト（初回対応用）

🎯 この章の目的

お客様に「感じが良くて、丁寧で、安心できる」と思ってもらう
返信のスピードと文面でプロとしての信頼感を出す
正確なヒアリングで、後々のトラブルを防ぐ

【初回対応 3つの原則】

原則	内容
✅ スピード	原則：24時間以内、可能なら当日中に返信・折り返し
✅ 丁寧さ	名乗り・敬語・句読点を意識し、誤字脱字は絶対にNG
✅ 安心感	相手の要望に寄り添い、「大丈夫ですよ」と伝える姿勢

📧【メール返信テンプレート】

件名：お問い合わせありがとうございます（IGスタイル ○○より）

○○様

はじめまして。
映像制作のIGスタイル、担当の○○と申します。

このたびは、撮影についてのお問い合わせをいただき
誠にありがとうございます。

ご希望の内容を拝見し、以下の点を確認させていただければ幸いです。

-----------------------------------
●ご希望の撮影日・時間帯  
●撮影場所（園名・住所など）  
●撮影対象（行事の種類・人数など）  
●ご希望の納品形式（DVD、データ納品 など）
-----------------------------------

詳細をお伺いし、すぐにお見積もりをご案内いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

——————————————  
IGスタイル（担当：○○）  
📩 info@ig-video.jp  
📞 090-xxxx-xxxx  
——————————————

📞【電話対応のマナーとスクリプト】

✅ 電話を受けるとき

はい、IGスタイルでございます。
（相手の名乗りを待ち）○○様ですね、ありがとうございます。
担当の○○におつなぎいたします。少々お待ちください。

✅ 担当者が出るとき

お電話代わりました、IGスタイルの○○と申します。
本日はどのようなご相談でしょうか？

✅ 相談を受けたら

ありがとうございます。少し内容を整理させていただいてもよろしいでしょうか？
（以下、箇条書きでメモを取りながら確認）

・撮影希望日：  
・行事名／内容：  
・場所：  
・参加人数：  
・ご希望の納品形態：

後ほど、正式なお見積書をメールにてお送りいたします。
本日はお問い合わせありがとうございました。

✏️【ヒアリング項目テンプレート】

質問項目	理由
撮影日時と場所	スケジュール調整のため
行事の内容と進行予定	撮影ポイントの事前把握
希望納品形式（DVD／データなど）	編集・メニュー構成に関わる
お客様のご不安点・ご要望	信頼感を築くために重要

⚠️【初回で信頼を落とすNG例】

NG行動	なぜ問題か	改善案
返信が2〜3日後になる	不安・失注の原因になる	できる限り当日中に返答を
メールがそっけない	「任せて大丈夫かな？」と思われる	冒頭と末尾に感謝の言葉を
質問が多すぎる	お客様が面倒に感じる	聞く項目を整理して出す（5項目以内）

📌 お客様が初回で見ているポイント

対応スピード → 信頼感
文面の丁寧さ → 品位・印象
提案内容のわかりやすさ → プロとしての力量
声のトーン・接し方 → 安心・親しみやすさ

✅ チェックリスト（初回対応用）

24時間以内に返信または電話したか？
名乗り・敬語・誤字チェックは済んでいるか？
事前ヒアリングの項目を伝えたか？
不安や要望を受け止める姿勢が出せたか？